إدارة الوقت
Time Management
نحن نخسر كثيراً عندما نهدر ثرواتنا ومواردنا لكن الخسارة تكون أفدح عندما نهدر حياتنا بأيدينا وهو ما يحدث عندما نهدر القوت، وقد عرفه بعض الباحثين بأنه المادة التى صنعت منها الحياة.
والوقت مورد فريد متاح بالتساوى أمام كل البشر بغض النظر عن أية صفات خاصة وهو يسير دائما بسرعة محدودة وثابتة ولكن يبدو أنه لا يوجد شخص لديه [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الكافى وربما أننا لا نستطيع أن نكتشف أو نصنع وقتا أكثر فإنه ينبغى علينا أن نحافظ على [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المتاح لنا وأن نستثمره على أفضل نحو ممكن وبأكثر المناهج فعالية. ويبدو الشعور بالوقت قاسماً مشتركا فى كل نشاطات يوم العمل سواء عملت من التاسعة صباحا إلى الخامسة مساء أو من السابعة مساء إلى منتصف الليل، سواء أخذت ساعتين من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] لتناول الغذاء أو اكلت "سندوتشات" فى مكتبك وأن تقرأ التقارير، سواء كان جدول عمل اليوم مزدحما أو مفتوحاً فانك سوف تنظر إلى ساعتك لمعرفة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] مرات عديدة خلال اليوم، ومع ذلك تؤكد الدراسات التى اجريت فى هذا الشأن أن احساسنا بقيمة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ما زال ضعيفاً وأن جزءا كبيراً من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المخصص للعمل يضيع هدراً كما أن الكثير من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] يضيع دون استفادة حقيقة منه أو استثمار جاد له. من هنا تجىء أهمية الأخذ بالأسلوب العلمى فى التعامل مع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] واستخدامه أى إدارته مثلما ندير الموارد الأخرى التى تملكها المنظمة ومن ثم تصبح [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] أحد التطبيقات الهامة فى مجال الإدارة وهو الموضوع الذى سيشتعل الصفحات التالية من الكتاب. ثالثاً : أهم مضيعات الوقت.
خامساً: الإدارة الفعالة للوقت.
تعريف الوقت
من الصعب تقديم تعريف دقيق محدود للوقت لكن بصفة عامة يمكن القول بأن [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] يتجسد فى وجود العلاقة المنطقية لإرتباط نشاط أو حدث معين بنشاط أو حدث آخر ويعبر عنه بصيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل، والوقت يمضى نحو الأمام دون تأخير أو تقديم، دون توقف أو تراكم ،دون إلغاء أو تبديل أو إحلال. والوقت مورد هام من موارد الإدارة إن لم يكن أهمها إذ يؤثر فى الطريقة التى تستخدم بها الموارد الأخرى، إنه رأس المال الحقيقى للانسان، ومع ذلك لا نجد الحرض اللازم والكافى على هذا المورد الفريد من نوعه والضرورى لكل شىء فى الوجود، كما نجد إختلافات جوهرية فى النظر إلى مفهوم [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وقيمته وأهميته بين مجتمع وآخر وبين الأفراد فى المجتمع الواحد. ويتكون وقت العمل من وقت فعال( محتوى أساسى للعمل - لمنتج أو لعملية) وهو [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المستغرق فى إنتاج هذا المنتج أو أداء هذه العملية بفرض سلامة المواصفات وطرق التشغيل وعدم وجود أى مصدر من مضيعات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] أثناء أداء العملية ( باستثناء أوقات الراحة الرسمية ) ووقت غير فعال يمكن تخفيضه أو التخلص منه تعدد مسبباته، وما يهمنا هنا هو [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] غير الفعال الناتج عن قصور الإدارة أو عيوب فيها فى أحد أو بعض أو كل عناصر العملية الإدارية: التخطيط - التنفيذ - التوجيه والقيادة - التنسيق - والرقابة. فالتخطيط يجد الزمن مرافقاً له فى كل العمليات فهو يربط بين أجزاء العملية الإدارية وكذلك بين العمليات المتسلسلة والمتعاقبة التى يشتمل عليها النشاط الإداري كما يحدد لكل مرحلة من مراحل التنظيم أو التوجيه أو التنسيق أو الرقابة زمنا لبدايتها ونهايتها وعلى العاملين فى المنظمة أن ينجزوا أعمالهم ضمن هذه الخطة الزمنية، واعداد الخطة الإدارية يتطلب من المخطط أن يراعى التسلسل الزمنى فى مراحل الخطة وإختيار الزمن المناسب لكل مرحلة بها.
وفى مجال التنظيم أصبح واضحاً أن التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب للانتاج أو الخدمات ولا شك أن التنظيم الجيد يعكس السمات التى تظهر كل منها أهمية [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فى التنظيم من حيث التفاهم التعاون التوافق والاتساق، التنسيق إلى آخر هذه السمات، وبصفة خاصة تحديد مهام واختصاصات العاملين وتحديث وتبسيط الإجراءات باستبعاد ما هو غير ضرورى وما إلى ذلك. وتظهر أهمية [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] كذلك فى التوجيه باعتباره ملازما للتخطيط وأيضاً فى عملية إتخاذ القرارات التى هى جوهر الإدارة، كما تظهر فى الرقابة حيث يتم الكشف عن الأخطاء أو منع وقوعها فى [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المناسب كما تظهر أهمية [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ودوره فى شكل الرقابة من حيث زمن اجراءتها وما اذا كانت ذاتية أم خارجية وغير ذلك مما لا يخفى على دارسي الإدارة. مفهوم [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الوقت
تتعدد تعريفات الإدارة بدءاً من تعريف F.W.Tylor وحتى [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الراهن لكنها بصفة عامة تدور وتتركز حول انجاز الأعمال بشكل منسق ومنظم وفعال وتحقيق الأهداف بأفضل الوسائل وأقل التكاليف، وهذا ما يتطلب استغلالاً جيداً وفعالاً لكل الطاقات والامكانيات المتاحة للمنظمة ويأتى [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ضمن هذه الامكانيات بل فى مقدمتها.وتأتى دراسة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] من منطلق كيفية تحقيق الاستغلال الأمثل أو الأكثر فعالية للوقت وليس تغييره أو تعديله أو تطويره فهذا غير ممكن، ونحن حين نتحدث عن الاستغلال الأمثل للوقت فإننا فى واقع الأمر نتحدث عن الاستفادة من الموارد البشرية والمالية والإدارية ضمن هذا [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وذلك بكفاءة وفعالية ذلك أننا إذا لم نكن قادرين على [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فلن نستطيع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] أى شىء آخر. إن معظم أفكار [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بدهية ولكنها ليست شائعة، والعديد من الدراسات كتب حول موضوع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والكثير منها يحتوى على توصيات متشابهة للحفاظ علتى هذا المورد الحيوى الفريد، لكن المطلوب الآن هو جمع هذه الأفكار والاقتراحات المبعثرة وتكوينها فى نظام مفيد لإدارة الوقت، والفوائد التى تجنى من الإطار الفكرى لإدارة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] متشابهة لتلك التى تجنبها من نظرية الإدارة ذاتها، فاذا كانت هذه النظرية وسيلة لتنظيم الخبرات بحيث يمكن تحسين الممارسات الإدارية من خلال البحث العلمى والاختبار التطبيقى للمبادئ والتدريس المناسب لها وكان ممكنا تصفية هذه الخبرات المجمعة واستخراج مبادئ عملية منها للاستخدام العام، حينئذ يكون لدينا أساس لنظرية " [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الوقت". ومفهوم " [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] " من المفاهيم المتكاملة والشاملة الصالحة لأى زمان ومكان وأى عمل وأى شخص وأى مجتمع فقد ارتبط هذا المفهوم بشكل كبير بالعمل الإدارى. وقد بدأ التركيز على موضوع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بالمفهوم اشلمل والمتعارف عليه حالياً فى أواخر الخمسنيات وأوائل السنيات من هذا القرن وكانت أول محاولة فى هذا المجال للكاتـــب جيمس ماكاى James Mckay فى عــــام 1958، حيــث وضع كتابه [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الوقـت The [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] of Time)) وكان من أهم عبارته فى هذا الكتاب، والتى لا تزال تتردد إلى وقتنا الحاضر هى: وبعد هذه الفترة الزمنية بالتحديد، ازداد الاهتمام بموضوع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بشكل كبير وبدأت الكثير من الأبحاث والدراسات والمقالات والكتب والعديد فى هذا المجال، وقد كان للتطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية أثراً كبيراً فى زيادة الاهتمام بموضوع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وخاصة التطورات التقنية الهائلة فى مجال الاتصالات والمواصلات وارتفاع مستوى المعيشة، وارتفاع معدلات الاستثمار فى المشروعات والمؤسسات ، وارتفاع تكاليف الانتاج وغيرها الكثير. والحقيقة أن كثير من هذه المساهمات العملية بدأت فى الدول الغربية وبشكل قليل جداً فى العالم العربى، فقد قدم الباحث المعروف بيتر دركر كتابة المدير الفعال ( The Effective Fxecutive)(1967) والباحث ماكنزى ( R. Alec Mackenzie) كتابه مصيدة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ( The [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] Trap) ( 1972) فضلاً عن كتاب [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وقتك ( Managing You Time) بالمشاركة مع تد نجستوم، (1967) وأسهمت فى هذا المجال الباحثة المعروفة روز مارى ستيورات بدراستها الميدرون ونشاطاتهم ( Managers and Their Jobs) (1967)، علاووة على المساهمات الجيدة التى قدمت من جوزيف كوبر (Joseph Cooper) (1962) وروس وبير ( Ross Webber) ( 1972) وجارك فيرنر (Jack Ferner) (1980)، أما فى العالم العربى فقد أسهم الدكتور/ سيد الهوارى فى هذا المجال بكتابة " الميدر الفعال " (1976) والأستاذ محمد شاكر عصفور بدراسته " [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية" 1982م، 1402 هـ وبدراسة أخرى تتعلق بكيفية أشغال المدير لوقت العمل الرسمى فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية، 1980م 1400 هـ، على أن هذه الحداثة لا تجعلنا نغفل الإشارة إلى أعمال وجهود فردريك تايلور مؤسس الإدارة العلمية فى مجال دراسة الحركة ولازمن فقد كانت البداية فى مجال الاهتمام بدراسة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والتفكير فى إدارته. فاذا ما انتقلنا إلى آخر التطورات فى مجال مفهوم [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فإننا نجد الفكرة الأساسية هى ضرورة تعديل فلسفة الإدارة ونظريتها إلى [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بحيث يعتبر مورداً Resource وليس قيداً Constraint وفى هذا يكمن الفارق الأساسى بين الإدارة التقليدية والإدارة الجديدة، ويعنى هذا أن أساليب الإدارة وتنظيماتها ينبغى أن تتبنى مفهوم المرونة وسرعة الحركة والتحول المستمر عبر الزمن وليس أسلوب الانتقال من حالة سكون إلى حالة سكون أخرى . وأخيراً فإن أهم هدف فى [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] نسعى إلى تحقيقه هو أن يجد الإدارى لنفسه أكبر تحت تصرفه، وهو الجزء الوحيد من يوم العمل الذى يمكن للإدارى أن يتحكم فيه ويدعى ملكيته فعلا فالوقت الخاص ضرورى للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب مبدع. فإدارة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] لا تقدم حلولا للمشكلات الإدارية ولكنها توجد [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الخاص الذى يمكن للمدير خلاله أن يجد الحلول ويخطط للمستقبل ويقيس مدى التقدم. ونختتم هنا بالإشارة إلى قانون " باركنسون" والذى يؤكد أن العمل يتمدد لكى يملاً [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المتاح أو المخصص لاتمامه، فالشخص المشغول جدا هو الشخص الذى لديه فاض من الوقت، وأن ظاهرة " الانشغال" فى العمل لا يمكن أن تعتبر تفانيا من الإدارى وأداء جيداً له ومميزاً، ولكنها تعتبر عن تدنى مستوى إدارته وسوء استغلال [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المحدد له. خصائص الوقت
يتميز [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] من حيث طبيعته وخصائصه بسمات خاصة لا يشاركه فيها مورد آخر من الموارد التى نملكها فى الحياة بصفة عامة والإدارة بصفة خاصة ، وأهم هذه الخصائص ما يلى: 1- لا يوجد شىء أطول من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] لأنه مقياس الخلود، ولا أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق ما يريده المرء. 2- لا شىء يمكن عمله بدون الوقت، صحيح كثيراً من الناس يتجاهلونه لكنهم جميعاً يأسفون على ضياعه.
5- هو مورد نادر لا يمكن تجميعه، ولما كان ما مضى لا يعود ولا يعوض فهو أنفس ما يملك الأنسان.
6- يختلف [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] عن الموارد الأخرى الرئيسية، كالقوى العاملة والأموال والأجهزة والمعدات ذلك أنه لا يمكن تخزينه ولا يمكن احلاله وهو يتخلل كل جزء من أجزاء العملية الإدارية ولا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأخيره أو استعادته أو اقتراضه أو توفيره أو مضاعفته أو تصنيعه وكل ما يفعله المرء هو أن يقضيه ( سواء اختار ذلك أم لا ) وفق معدل ثابت مقداره ستون ثانية لكل دقيقة. 7- [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] مورد يملكه جميع الناس بالتساوى، ولا يستطيع أحد زيادته فكل انسان يملك (24) ساعة فى اليوم، (168) ساعة فى الأسبوع (8766) ساعة فى السنة. ü الذين يذهبون إلى العمل متأخرين وينصرفون مبكراً.الذين يضيعون بعض [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فى تناول الطعام أثناء العمل. ü الذين يتحدثون فى المكتب عن أخبار الكرة وسير الآخرين.
ü الذين يعملون ببطء من أجل الحصول على أجر إضافى.
ü الذين يقرأون الصحف أو يحلون مسابقات الكلمات المتقاطعة أثناء ساعات العمل.
ü الذين يسرحون أو ينامون فى مواعيد العمل الرسمية.
ü الذين يشغلون التليفونات خلال ساعات العمل بمكالمات شخصية أو عائلية.
ü الذين يستغلون ساعات العمل فى أداء بعض المهام الشخصية.
ü الذين يضيعون ةقت العمل فى اجتماعات لا فائدة منها.
ü الذين يتجولون بين المكاتب للثرثرة مع الآخرين.
أنواع الوقت
يمثــل هذا النوع من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الفترة الزمنية التحضيرية التى تسبق البدء فى العمل، قد يستغرق هذا [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] فى جمع معلومات أو حقائق معينة أو تجهيز معدات أو قاعات أو آلات أو مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء فـــى تنفيذ العمل ويفترض أن يعطـــى الإدارى هــذا النوع من النشاط ما يتطلبه من وقت، نظراً للخسارة الاقتصادية التى قد تنجم عن عدم توفر المدخلات الأساسية للعمل. أ- وقت الانتاج العادى، أو غير الطارىء ، أو المبرمج.
ب - وقت الانتاج غير العادى، أو الطارىء ، أو غير المبرمج .
زمادامت المنظمة تسير ضمن خطة الانتاج العادى، مع تحكيم فى الانتاج غير العادى، فهى فى وضع جيد. وقد يحدث أن يظهر إنتاج غير عادى أو طارىء فى المنظمة ويفترض أن يكون الإنتاج فى مثل هذه الحالة ومحدود التأثير وإلا فمعنى ذلك ضرورة حدوث تغير جذرى طارىء على مستوى المنظمة، لمواجهة هذا الانتاج الطارىء. ولنجاح الإدارى فى ذلك، يفترض أن يخصص جزءا من وقته المخصص للإنتاج العادى ، لمواجهة الإنتاج غير العادى، بذلك يستطيع أن يتمتع بمرونة كافية تسمح له بانجاز الانتاج العادى.
يخصص عادة هذا [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] للقيام بنشاطات فرعية عامة، لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات كثيرة فى المجتمع، وحضور الإدارى لندوات أو تلبية لدعوات أوافتتاح مؤسسات معينة. إن هذه النشاطات المختلفة تحتاج إلى وقت كبير من قبل الإدارى ولذلك عليه أن يحدد كم من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] يمكن أن يخصص لمثل هذه النشاطات أو يفوض شخصا معينا للقيام بها بدلا منه، مع الأخذ بعين الاعتبار التوازن بين النشاطات الداخلية والخارجية فى إنجاز الأعمال الرسمية الموكولة له ، وإبقاء جسور العلاقة والتعاون مع الآخرين فى الخارج قائمة ووثيقة. توزيع النشاطات اليومية للشخص العادى
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]
ثالثاً: أهم مضيعات الوقت
مفهوم مضيعات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] مفهوم ديناميكى يتغير بتغير الظروف والأوقات وهو يعنى بالنشاط الذى يأخذ وقتا غير ضرورى أو يستخدم وقتا بطريقة غير ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله. ü يعتبر أى نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك.
ü كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك.
ü الوقت لا يضيع من تلقاء ذاته بل يحتاج إلى فاعل لذلك.
* وتتعدد الدراسات فى شأن مضيعات الوقت، فمن دراسة أجراها مايكل ليوف أستاذ الإدارة بجامعة نيوأورليانز ومؤلف كتاب " إعمل بذكاء" شملت مجموعات من الإداريين من 14 دولة تبين أن أهم مضيعات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] هى: ¨ المعوقات الهاتفية.
¨ الزوار غير المتوقعين.
¨ الاجتماعات المجدولة وغير المجدولة.
¨ الأزمات.
¨ عدوم وجود أهداف وأولويات ومواعيد للإنجاز.
¨ مكاتب مزدوجة وعدم تنظيم شخصى.
¨ تفويض غير فعال وتدخل فى الروتين والتفاصيل.
¨ عدم وجود أو عدم وضوح الاتصالات أو الارشادات.
¨ معلومات غير ملائمة أو غير دقيقة أو متأخرة.
¨ التردد والتأجيل أو التسويف.
¨ عدم القدرة على قول " لا ".
¨ مسؤولية وسلطة مضطربة.
¨ ترك المهام قبل إنجازها.
¨ نقص الإنضباط الذاتى.
× سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم فالإدارة السيئة تؤدى إلى ضياع وقت العديد من العاملين وبخاصة وقدت المدير. ومن مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.
× تضخم عدد العاملين. حيث تؤدى زيادة العاملين عن الحد المناسب إلى ضياع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] لأن الناس يحبون أن يجتمعوا بعضهم مع بعض ويتبادلوا الزيادات والاحاديث. ويقول " دركر" أن المدير الذى يقضى أكثر من (10%) من وقته فى حل مشكلات العلاقات الإنسانية والنزاعات بين العاملين يكون ليده عدد فائض منهم. فالعدد الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب، بل يؤدى إلى إعاقة الآخرين عن أداء أعمالهم وإضاعة أوقاتهم،وذلك بسبب زيادة فرص الاحتكاك والتفاعل الاجتماعى بينهم.
3. زيادة عدد الاجتماعات عن الحد المعقول. إن الاجتماعات مكلفة من حيث [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والجهد والمال وبالتالى، يجب على المدير أن يحرض على تقليل عدد الاجتماعات إلى الحد الأدنى . كما عليه أن لا يدعو للمشاركة فيها إلا الأشخاص المعنيين فقط ، فضلاً عن عليه أن يتعلم فن [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الاجتماعات. 4. عدم كفاية المعلومات وأنظمة الأتصال، فالمعلومات تشكل حجر الزواية فى عمل المدير وبالتالى فقد يضيع وقت كبير نتيجة لتأخير وصول المعلومات أو نتيجة لوصول معلومات غير دقيقة.
5. زيادة المفاجئة ، والاجتماعات غير الناجحة ، والتردد فى إتخاذ القرارات، والخوف من إرتكاب الأخطاء، والتفويض غير الصحيح وسوء ترتيب الأولويات( والمقطاعات) أثناء العمل والمجاملات والتفاعل الاجتماعى داخل المنظمة.
6. المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد، وقراءة الصحف والمجلات.
7. البدء فى تنفيذ أية مهمة قبل التفكير فيها والتخطيط لها والانتقال إلى مهمة جديدة قبل إنجاز المهمة السابقة، والإهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.
خاتمــــة
على الرغم من أن المدير - فى أى مستوى إدارى - لا يستطيع أن يسيطر تماماً على وقته مهما حاول وزاد من حرصه، حيث أن كثير من مضيعات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المزعجة تشكل جزءا من الوظيفة التى يشغلها، فانه مما لا شك فيه أنه يستطيع أن يسيطر على كثير من هذه المضيعات إذا ما اختار ذلك .
ويحدد بعض الدارسين العرب أهم المضيعات فى بيئة الإدارة العربية فيما يلى:
أهم (مضيعات) الوقتمعدل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الضائع اسبوعياً- تأخر فى الصباح عن العمل الرسمى61.8 دقيقة- مكالمات هاتفية لأغراض خاصة35.4 دقيقة- قراءة المجلات المتعلقة بالعمل49.4 دقيقة- تناول الشاى والقهوة46.6 دقيقة- مراجعة المستشفى75.5 دقيقة- مغادرة المكتب قبل نهاية يوم العمل42.5 دقيقة- (مضيعات) أخرى123.5 دقيقة 1- تسجيل الوقت: المنهج والفائدة
ويعنى بتسجيل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] رصد كل الأنشطة التى يمارسها المدير فى فترة زمنية معينة والوقت الذى تستغرقه كل نشاط فى تلك الفترة ثم القيام بتحديد متوسط [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الذى بقضية فى كل نشاط، وذلك بغية التعرف على الأنشطة التى تستغرق وقتاً أكثر مما هو مفروض بهدف تقليل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الذى يقضيه المدير فيها، وتلك التى تستغرق وقتاً أقل بهدف توجيه الإهتمام إليها، وتلك التى تقضى فيها المدير وقتا معينا ولكن من الممكن الاستغناء عنها والهدف من وراء ذلك كله هو إعادة توزيع [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] على الأنشطة وفق اهميتها ونسبة إسهامها فى تحقيق الأهداف. إن الهدف من تسجيل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط وإبراز الأنشطة غير المهمة والأنشطة المهمة بهدف تقليل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الذى يقضيه المدير فى الأولى وزيادة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المخصص للثانية وبهدف التعرف على مضيعات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وما يخرج منها عن سيطرته. وفى هذا لا بد للمدير من أن يتعرف بأهمية التسجيل وأن يتحلى بالصبر والأمانة فى تحليل النتائج وأن يكون لديه الإستعداد للتخلى عن بعض الطرق والأساليب التى ألفها فى العمل. هذا ويمكن أن يقوم بالتسجيل المدير نفسه أو شخص آخر فى المنظمة ولكل مزايا وعيوب لكن ما يعنينا هو البدء بتسجيل [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] أيا كانت الفترة التى تستغرق فى هذا التسجيل، وعلى أية حال يعتبر التسجيل اليومى من أفضل الأساليب للحصول على المعلومات الضرورية عن كيفية قضاء المدير لوقته. سجلات الوقت
تتعدد هذه السجلات تبعا للهدف ونوع النشاط المزمع السيطرة عليه وتورد دراسات الإدارة فى شأن [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] عدة أنواع من السجلات منها: 1- السجل اليومى للوقت.
الوقت فى غاية الأهمية لك كفرد وللمنظمة التى تعمل فيها ولذا فإن إعداد سجل يومى للوقت يمكن أن يساعدك فى التعرف على كيفية توظيفك لوقتك وبالرغم من أهمية هذا السجل فإن كثيراً من الناس لا يستخدمونه لأنهم يعتقدون أن ذلك يحتاج إلى وقت وهم لا يمتلكون مثل هذا [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بالإضافة إلى أنهم لا يقرون بفائدته لاعتقادهم أنهم يعرفون أين تذهب أوقاتهم وبالتالى، فان إستخدام مثل هذا السجل يضيف عبئا جديدا دونما فائدة مناسبة ، ويشير الواقع العلمى إلى خطأ مثل هذا الاعتقاد فالذاكرة ليست دقيقة بحيث تغنىعنه، كما أن من استخدام مثل هذا السجل إستشعر فوائده، وباتت جهوده أكثر نفعا وأكتشف أشياء أصابته بالدهشة. 2- السجل الملخص للوقت.
ولتحليل نتائج السجل الملخص للوقت، يمكن طرح الأسئلة التالية:
v ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان من الواجب عليك أن تقوم بها؟
v ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان المفوض أن لا يقوم بها؟
v هل قضيت الساعة الأولى من وقتك اليومى بصورة فعالة؟
v ما هى ( المقاطعة) التى حدثت معك اليوم وتعتبــر من أكثـــر ( مضيعات) وقت عملك؟
v ما هى أسباب ( المقاطعات)؟
v كيف يمكن السيطرة على المقطاعات ، وما هى طرق تخفيضها أو القضاء عليها؟
v ما هى اكبر ثلاث ( مضيعات) لوقت عملك اليومى؟
v كيف يمكن القضاء على هذه ( المضيعات) الكبيرة الثلاث؟
v ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أقل، مع ضمان الحصول على نتائج مقبولة ؟
v ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أكثر ؟
v ما هى الأنشطة التى يمكن تفويضها ؟ ولمن؟
v ما الذى يمكن أن تفعله لكى تحصل من وقتك على أكبر فائدة ممكنة؟
بالإضافة إلى السجل العادى، قد تستخدم عدة سجلات خاصة ذات فائده مثل سجل الهاتف وسجل الإجتماعات وسجل المقاطعات حيث تفيد فى التزويد بمعلومات تفصيلية أكثر مما يزودنا به السجل العادى .
(2) تحليل الوقت
يقصد بذلك التعرف على الأنشطة غير المنتجة التى تستغرق [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والأنشطة التى تسبب ضياعا له، ويمكن التخلص منها أو السيطرة عليها، على أن تكون نقطة البدء فى هذا السبيل هى إقتناع المدير بأنه فى إمكانه زيادة فعالية توظيفه للوقت وأنه وحده الذى يستطيع أن يزيد هذه الفعالية . v التعرف على الأنشطة التى لا حاجة للمدير أن يقوم بها ولا ينجم عنها أية نتيجة مفيدة، الأمر الذى يؤدى إلى التساؤل عن ماهية الأضرار التى قد تترتب على عدم قيامه بنشاط ما؟ فاذا ما ظهرت الإجابة بأنه لا ضرر فإن عليه أن يتوقف عن أداء ذلك النشاط لأنه يمثل مضيعة للوقت .
v الوقوف على المهام التى يقوم بها المدير حاليا ويستطيع تفويضها للآخرين .
v تحديد الأنشطة التى تؤدى إلى ضياع وقت المدير ويستطيع السيطرة عليها، والأنشطة التى يقوم بها وتؤدى إلى ضياع وقت المرؤوسين، فقد يقوم المدير فى بعض الحالات بعمله بكفاءة ولكنه يكون سببا رئيسيا فى ضياع وقت المرؤوسين إذ لا يفهم أو لا يدرك ما يقوم به المرؤوسون (وهذا على خلاف الشائع) والتغلب على هذه المشكله لا يحتاج إلى تفصيل كثير إذ يكفى تحديد المهام بدقة وتحديد السلطة والمشاركه والتعرف على إذارة المرؤسين لأوقاتهم .
v تحليل الأنشطة باستخدام مصفوفة المستعجل والمهم
v يكتسب النشاط قيمته من اسهامه فى تحقيق الأهداف، فكلما كان إسهامه كبيرا كانت قيمته عاليه وكان أكثلا أهمية، والأنشطة المهمة تعطى نتائجها فى المدى الطويل، فى حين تعطى الأنشطة المستعجلة نتائجها فى المدى القصير، وهى أكثر (الحاحا) من الأنشطة المهمة، كما أنها قد تسهم أو لا تسهم فى تحقيق الأهداف.
وكلما كان النشاط مستعجلا كان الإحتمال ضعيفا فى أن يكون مهما. وفى المقابل كلما كان النشاط أكثر أهمية كان الاحتمال كبيرا فى أن يغدو مستعجلا .
إن المشكلة التى تواجه المدير عادة هى أنه يعيش فى توتر وقلق فيما بين ما هو مستعجل وما هو مهم من الأنشطة فالأنشطة المهمة ليست محل استعجال لتنفذ اليوم أو حتى هذا الأسبوع، فهى نادراً ما تكون مستعجلة، فى حين تستحوذ الأنشطة المستعجله على الإهتمام وإزدياد الرغبة فى إنجازها، ذلك أنها تسبب ضغطا نفسياً على المدير مع كل ساعة تمر أو مع كل يوم ينقضى .
والمدير لا يعرف أحياناً أن النشاط المستعجل هو عاجل حقيقة أم أنه يتنكر بهذا الثوب ويصبح بالتالى من عاداته أن يستجيب له كأنه مستعجل فعلا مع أنه ليس كذلك، كثير من الأنشطة المستعجلة تلبس فى الحقيقة هذا الثوب. وما يحتاج إليه المدير هو الحكمة والشجاعة والنظام للقيام بالنشاط المهم أولا. فإذا ما استطاع أن يقف أمام طغيان المستعجل واستبداديته فإنه يغدو قادر على حل معضلته بالنسبة للوقت .
إن المصفوفة التالية ذات قيمة عاليه فى تحليل الأنشطة، وبالتالى معرفة نسبة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المنقضى على ما هو مهم وعلى ما هو مستعجل . غير مهم
مهم
3
1
مستعجل
4
2
غير مستعجل
مصفوفة المستعجل والمهم من الأنشطة
يشير المربع الأول من المصفوفة إلى أن الأنشطة الواقعة فيه مهمة ومستعجلة ويرغب الجميع فى أن يكون عدد هذه الأنشطة قليلاً.
والأنشطة فى المربع الثانى مهمة وغير مستعجلة ويمكن تأجيلها فان [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المنصرف عليها قليل. وتشير الدراسات إلى أن نسبة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] المستغرق فى أدائها تتراوح بين (10%) و (40%) ومثلها الاجتماعات، والوصول إلى مكان العمل متأخرا، وتركه مبكراً. يشير المربع الثالث إلى أن الأنشطة الواقعة فيه غير مهمة ومستعجلة وهى وفق هذه النظرة تستهلك جزءاً كبيراً من [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بالرغم من إسهامها القليلة فى تحقيق الأهداف وتمثل على ذلك بالهواتف والزوار، وهى تستحوذ على نسبة تتراوح بين (50%) و (70%) من الوقت، فى حين أن الأنشطة فى المربع الرابع غير مهمة وغير مستعجلة . تأتى هذه المصفوفة لتسترعى الإنتباه إلى أن المهام المستعجلة لبست بالضرورة مهمة، إذ كثيرا ما تأتى صفة الإستعجال نتيجة لضغط الأزمة ووطائها سببا فى اضطراب الاولويات وبالتالى فان المدير الفعال لا يسلم نفسه للأمور المستعجله ويرضخ للإدارة بالأزمات .
يعتقد المدير أن كل ما يعمله مهم، وهذا ليس صحيحاً، إذ لو حاول أن يحلل الأنشطة التى يقوم بها وفق المصفوفة المشار إليها لا تضح له (إذا ما كان أمينا مع نفسه) أن بعض الأنشطة التى يقوم بها أكثر أهمية من بعض، بل إنه يقضى وقتا طويلاً فى القيام بأنشطة غير مهمة .
(3) تخطيط الوقت
على الرغم من الاعتقاد بأهمية التخطيط فإنه لا يتم تخصيص [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الكافي لهذا النشاط الحيوي ويميل الأفراد إلى إشغال أنفسهم بما هو عاجل من المهام على حساب ما هو مهم. وهو ما يطلق عليه فى دراسات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] طغيان المستعجل . التخطيط لا نلمس نتائجه إلا بعد فترة من الزمن وربما لا نلمسها أبداً ولذلك نتردد فى القيام به تبعا لترددنا فى القيام بأى عمل لا يقدم لنا نتائج سريعة، على الرغم من أن التخطيط يعمل على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلا أو ما نحن عليه الآن وبين ما تستهدف تحقيقه، وهو أسلوب يصل المستقبل بالحاضر، ومع ذلك
